エクセルの現金出納帳を弥生会計に取り込む方法
エクセルで作った現金出納帳を弥生会計で取込方法を解説しました。
パートの事務員さんに会社の数値を見られたくないとき
昨日、パートの事務員さんに現金の入力はお願いしたいけど、会社の数値は見られたくないときどうすればいいかという記事を書きました。
https://www.naowakayama.com/2019/01/22/yayoikaikei-de-kengen-wo-settei-suruhouhou/
会計ソフト上でユーザーの権限設定をすればいいのです。
でも、欠点もあります。
それは、お金がかかることです。
弥生会計は、一台のパソコンにつき1ライセンスが必要です。違うパソコンで使用するのであれば、それぞれにライセンスが必要となり、その分ソフトを購入しないといけません。そんな余裕がない場合は、どうすればいいのか？
現金出納帳をエクセルで作成してもらい、それを弥生会計に取り込めばいいのです。こうすれば、パートの事務員さんに会計帳簿を見られずにすみます。
エクセルベースの現金出納帳
事務員さんの入力用にエクセルの現金出納帳を作ります。
事務員さんに簿記の知識があって、勘定科目まで入力してもらえれば後の作業が楽になります。
項目に特に決まりはありませんが、私は、日付、勘定科目、購入先、用途、入金額、出金額、残高の欄があるものを使っています。
弥生会計が読むことのできる形へ変換する
エクセルの現金出納帳を弥生会計が読むことのできる形へ変換します。
まず、お手本の形式を作成します。
お手本の作成方法
仕訳日記帳を開いて、ファイル⇒エクスポートを選択します。この作業により、現在入力している仕訳をCSV形式で出力してくれます。この形が完成形です。
ちなみにインポートとは取込、エクスポートは出力です。データの受け渡しの際によく使われる表現です。
エクスポートを選択するとウィンドウが開きます。書式は、弥生インポート形式を選びます。
次に、出力先を選択します。参照を押して、自分のわかりやすいフォルダを選びます。私は、ダウンロードというフォルダを選ぶことが多いです。
フォルダを選ぶと、下記のような画面が出てきます。出力したファイルの名前を決めます。弥生インポート形式と名前をつけました。ファイルの種類は、すべてのファイルにします。
保存を押すと下記の画面が出てきます。
次がポイントです。出力するファイル名の末尾がtxtとなっています。このままだと、メモ帳にテキスト形式で出力されてしまうので、末尾csv に書き換えます。OKをクリックすればファイルが出力されます。
お手本の内容
お手本を開くと下記の形式となっています。
見た目でぎょっとしますが、大丈夫です。慌てないでください。
1行が1仕訳です。A～Yまでに仕訳を作るうえで必要なデータが入っています。これらはすべて埋めなくても大丈夫です。ただ必須項目がありますので、それはすべて埋めてください。
下記は、それぞれの列に説明です。便宜上1行目にそれぞれの列が示す内容を記載しています。黄色のセルは必須項目です。
必須項目は以下の10個です。
- A列 識別フラグ：仕訳の形式です。とりあえず2000と入れておけば大丈夫です。
- D列 取引日付：西暦または和暦で入力可能です。
- E列 借方勘定科目：弥生会計で登録されている名称と同じものにした方が簡単です。
- H列 借方税区分：消費税区分を入力します。
- I列 借方金額
- K列 貸方勘定科目
- N列 貸方税区分
- O列 貸方金額
- T列 タイプ：取引タイプです。０と入力しておけば大丈夫です。
- Y列 調整：noと入力しておけば大丈夫です。
必須項目以外で入力しておいた方がいいのが、Q列の摘要です。
エクセルの現預金出納帳をお手本の形式へ変換します。長くなるので、この変換は後日記載します。
インポートの手順
インポートする前は、バックアップを取っておいてください。
エクスポートしたときと同様に、仕訳日記帳を開き、ファイル⇒インポートを選択します。
参照を押して、作成したCSV形式のファイルを選択します。この際、ファイルの種類をtxtファイルではなく、すべてのファイルとしてください。
インポートは完了ですと表示されると、成功です。
まとめ
エクセルで作成したものは、加工すれば会計ソフトに取り込む事ができます。必須項目やデータの配列はソフトによって違いますが、どのソフトにも応用できますので、とても便利です。
エクセルは最強だなあと思う今日この頃です。
編集後記
今日は、大阪でモノづくり補助金の研修でした。
早く帰ってこれたので、長男を散髪に連れていきました。さっぱり！